Zásady ochrany osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

Níže uvedené zásady upravují zásady zpracování a ochrany osobních údajů zpracovávaných Mgr. Pavlem Kolertem, advokátem, zapsaným v seznamu advokátů vedeném Českou advokátní komorou pod ev. č. 20443, IČ: 173 57 357, sídlem Botičská 1936/4, 128 00 Praha 2 (dále též jen „Advokát“).

Advokát v rámci poskytování právních služeb zpracovává osobní údaje svých klientů, popř. dalších osob, jejichž osobní údaje jsou mu předány v souvislosti s poskytováním právních služeb, a to jako správce osobních údajů ve smyslu nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále též jen „GDPR“).

Advokát zpracovává veškeré osobní údaje v souladu v souladu s GDPR a zákonem č. 110/2019 Sb. o pracování osobních údajů.

Další povinnosti Advokáta coby správce při zpracování osobních údajů vyplývají z právních předpisů vztahujících se k poskytování právních služeb. Těmito předpisy jsou zejména zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii (dále též jen „zákon o advokacii“), stavovské předpisy vydané Českou advokátní komorou (dále též jen „ČAK“) či zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

Zpracovávání osobních údajů probíhá výhradně v souvislosti s poskytováním právních služeb advokátem, a to v rozsahu nezbytném pro plnění smluv uzavřených s klienty či dodavateli, a též v souladu s povinnostmi vyplývajícími pro Advokáta z platných a účinných právních předpisů vztahujících se k jeho činnosti a k poskytování právních služeb Advokátem.

Uvedené zásady určují zejména účel a právní základ zpracování osobních údajů Advokátem, dále kategorie osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány (dále též jen „Subjekty údajů“), kategorie zpracovávaných osobních údajů, případné příjemce osobních údajů, dobu zpracování, základní zásady zabezpečení osobních údajů a práva Subjektů údajů.

Těmito zásadami je současně Advokátem plněna jeho informační povinnost dle GDPR týkající se zpracování osobních údajů ve vztahu ke svým klientům, jakož i dalším osobám, jejichž osobní údaje Advokát zpracovává v souvislosti s poskytováním právních služeb.

Správce osobních údajů a jeho kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je Advokát – Mgr. Pavel Kolert, advokát, IČ 173 57 357, sídlem Botičská 1936/4, 128 00 Praha 2.

Advokáta lze v souvislosti se zpracováváním osobních údajů kontaktovat na emailu – konkrétně na adrese ak@kolertadvokat.cz, telefonicky  – tel. +420 605 810 225, ale i písemně – adresa sídla Advokáta, kterým je Botičská 1936/4, 128 00 Praha 2.

Účel a právní základ zpracování

Advokát zpracovává osobní údaje pro následující účely, kterým odpovídá právní základ zpracování dle GDPR:

• plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je Subjekt údajů, popř. jednání o smlouvách dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR– zpracovávání osobních údajů v souvislosti se smlouvami o poskytování právních služeb při výkonu advokacie dle zákona o advokacii, dále v souvislosti smlouvami uzavřenými s dodavateli služeb a v souvislosti s plněním smluv uzavřených se zaměstnanci či spolupracujícími advokáty

• splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR– povinnost vedení přiměřené dokumentace o poskytování právních služeb dle zákona o advokacii, a to včetně osobních údajů klientů;

Advokát má v určených případech povinnost identifikovat klienta a uchovávat údaje o klientovi coby povinná osoba dle zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;

Advokát má dále povinnost zpracovávat osobní údaje klientů, dodavatelů služeb a zaměstnanců v souladu s právními předpisy upravujícími účetnictví, daně, zdravotní a sociální pojištění;

• oprávněný zájem Advokáta coby správce či třetí strany dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR– prostřednictvím zpracovávaných osobních údajů Advokát prokazuje, že poskytuje právní služby v souladu s právními předpisy (zejm. zákonem o advokacii) a že plní své zákonné povinnosti (zejm. dle zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu),

Advokát musí zpracovávat osobní údaje klientů, aby byl schopen případně vymáhat svá práva vyplývající ze smluv o poskytovaný právních služeb;

povinnost Advokáta dle právních předpisů upravujících poskytování právních služeb chránit a prosazovat práva a oprávněné zájmy klienta, k čemuže musí zpracovávat osobní údaje klientů.

Zpracovávané osobní údaje

Advokát zpracovává osobní údaje následujících kategorií Subjektů osobních údajů, a to pouze v uvedeném rozsahu nezbytném pro jednotlivé účely zpracování:

Kategorie Subjektů údajů

Klienti a soby odlišné od klientů, jejichž osobní údaje byly Advokátovi předány v souvislosti s poskytováním právních služeb

Zpracovávanými osobními údaji jsou

• identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, IČO, DIČ,
• kontaktní údaje: adresa trvalého bydliště / místa pobytu, , telefonní číslo, email,
• finanční údaje: číslo bankovního účtu
• případně další údaje jako nezbytné pro řádné poskytování právních služeb Advokátem

Zaměstnanci a Spolupracující advokáti

Zpracovávanými osobními údaji jsou – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště / místa pobytu / sídla, email, číslo bankovního účtu, telefonní číslo, email

Dodavatelé (poskytovatelé účetních služeb apod.)

Zpracovávanými osobními údaji jsou – jméno, příjmení, IČO, DIČ, adresa sídla, číslo bankovního účtu, telefonní číslo, email

Příjemci osobních údajů

Advokát osobní údaje v odůvodněných případech zpřístupňuje oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím advokátům nebo jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným Advokátem, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů.

V případě, že předání osobních údajů je nezbytně nutné k poskytnutí právních služeb jiným poskytovatelem právních služeb, Advokát postupuje v souladu se zákonem o advokacii, dle kterého je Advokát při poskytování právních služeb vázán povinností mlčenlivosti.

Advokát je v zákonem stanovených případech oprávněn, resp. povinen některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů orgánům veřejné moci, resp. subjektům pověřeným k plnění úkolů ve veřejném zájmu (např. při plnění povinností advokáta dle zák. č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu).

Osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.

Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje jsou Advokátem zpracovávány po dobu nezbytnou ve vztahu k jednotlivým účelům zpracování (zejm. po dobu nezbytnou pro ochranu práv a povinností Advokáta i Subjektu údajů nebo po dobu vyplývající z příslušných právních předpisů).

V závislosti na účelu zpracování jsou osobní údaje Advokátem uchovávány po následující dobu:

• plnění smluv– po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu nanejvýš 10 let ode dne ukončení smlouvy;

• plnění právních povinností– po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, z nichž vyplývá povinnost Advokáta zpracovávat osobní údaje;

• oprávněný zájem Advokáta či třetích osob– po dobu nezbytnou k ochraně oprávněných zájmů Advokáta či třetí osoby, popř. po dobu vyplývající z příslušných právních předpisů, nejméně však po dobu 5 let ode dne zahájení zpracování osobních údajů.

• zodpovězení dotazu položeného telefonicky, emailem či prostřednictvím kontaktního formuláře na webu Advokáta – po dobu nutnou pro jeho zodpovězení, ne však déle než 14 dnů

Zabezpečení osobních údajů

Advokát pravidelně provádí analýzu rizik zpracování osobních údajů a přijímá přiměřená technická a organizační opatření pro zabezpečení zpracování osobních údajů.

Ke zpracovávaným osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, zejm. zaměstnanci Advokáta či spolupracující advokáti v rozsahu nezbytném pro výkon své práce. Osobní údaje zpracovávané v elektronické podobě jsou chráněny hesly, spisy v listinné podobě se nacházejí v zabezpečených prostorech.

Osoby, které mají přístup ke zpracovávaným osobním údajům, jsou pravidelně školeny v oblasti ochrany osobních údajů. Zaměstnanci Advokáta, kteří nejsou advokáty či advokátními koncipienty, jsou ve svých pracovních smlouvách zavázáni k mlčenlivosti.

Práva Subjektů osobních údajů

Subjekty údajů, tj. osoby, jejichž osobní údaje jsou Advokátem zpracovávány, mají následující práva vyplývající z GDPR:

• právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům– Subjekt údajů má právo od Advokáta získat potvrzení, zda Advokát zpracovává jeho osobní údaje, a pokud tomu tak je, má právo požadovat zejména informace o účelu zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích či kategoriích příjemců osobních údajů, plánované době zpracování;

• právo na opravu osobních údajů– právo požadovat opravu nepřesných osobních údajů či doplnění neúplných osobních údajů Subjektu osobních údajů;

• právo na výmaz osobních údajů – Subjekt údajů má právo požadovat výmaz svých osobních údajů v případech stanovených čl. 17 GDPR, tj. zejména nejsou-li již jeho osobní údaje potřebné pro stanovený účel zpracování, odvolá-li Subjekt údajů souhlas, na jehož základě jsou osobní údaje zpracovávány, vznese-li Subjekt údajů námitky či jsou-li osobní údaje zpracovávány protiprávně;

• právo na omezení zpracování osobních údajů– Subjekt údajů má právo požadovat omezení zpracování svých osobních údajů, (a) popírá-li přesnost osobních údajů, (b) zpracování je protiprávní a Subjekt údajů odmítá jejich výmaz, (c) Advokát osobní údaje již nepotřebuje a Subjekt údajů požaduje omezení zpracování pro určení / výkon / obhajobu svých práv, nebo (d) Subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování svých osobních údajů;

• právo vznést námitku – právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě právního důvodu spočívajícího v Advokátově oprávněném zájmu – viz účel a důvody zpracování

• právo být informován v o porušení zabezpečení svých osobních údajů

• právo podat stížnost dozorovému orgánu– domnívá-li se Subjekt údajů, že jsou jeho osobní údaje Advokátem zpracovávány v rozporu s GDPR, má právo podat stížnost dozorovému orgánu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 14.8.2023.